Der Hackathon kombiniert Schulungen zur Barrierefreiheit mit der praktischen Entwicklung barrierefreier Produkte durch die Zusammenarbeit von Fachleuten und Kollegen.
Meine Rolle
Im Jahr 2020 entschied sich die DRV, ihre Sachbearbeiter-IT komplett digital anzubieten. Das von meinem Team entwickelte DRV-Designsystem spielte dabei eine große Rolle. Ich war als UX-Berater tätig, um eine einheitliche Nutzererfahrung über alle Produkte hinweg zu gewährleisten.
Ich wurde gebeten, an einem geplanten internen Hackathon zum Thema Barrierefreiheit mitzuwirken. Was ich nicht wusste, als ich zusagte: Die Zeit war knapp und das Team hatte wenig Erfahrung mit dem Thema.
Gemeinsam haben wir mit einem kleinen Team aus drei Leuten einen 3-tägigen Hackathon organisiert, an dem 90 Teilnehmer und Helfer beteiligt waren.
Der Hackathon hatte großen Einfluss. Er zeigte nicht nur die Begeisterung und Wichtigkeit des Themas, sondern schuf auch Projekte, die weiterentwickelt wurden und zu einer inklusiveren Produktlandschaft bei der DRV führten. Persönlich ebnete die Veranstaltung mir den Weg, meine Rolle zum Barrierefreiheits-Designer in der DRV zu entwickeln.
Meine Superpowers auf diesem Projekt
Hüter des großen Ganzen
Es liegt in meiner Natur und Arbeitsweise, Design-Probleme nicht nur eindimensional zu lösen, sondern sie systemisch als Teil eines größeren Ökosystems zu betrachten.
Master Good Vibes
Ein Hackathon sollte Spaß machen, und trotz wenig Ressourcen und enger Deadline sollte auch die Planung Spaß machen.
Kapitän der Enterpreneurship
Ein unternehmerisches Denken war erforderlich, um der DRV die positiven und gewinnbringenden Aspekte von Barrierefreiheit zu verdeutlichen.
Hintergrund
Das Thema Barrierefreiheit ist in der deutschen Verwaltung kein Neuland. Bereits 2016, acht Jahre bevor dieses Projekt gestartet ist, wurden öffentliche Institutionen verpflichtet, ihre digitalen Produkte barrierefrei zu gestalten. Die Entwicklung geht jedoch schleppend voran. Zwar gibt es passionierte Fachexperten in den meisten Abteilungen, jedoch sind diese nicht eng vernetzt oder haben noch zu wenig Einfluss auf die Entwicklung. Kurzum, das Thema wird oft unter den Teppich gekehrt.
Die DRV möchte das ändern und für das Thema sensibilisieren. Deswegen wurde der Hackathon ins Leben gerufen.
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Die Lösung
Was ist besser als eine reine Schulung zur Barrierefreiheit? Konkrete Projekte zur Barrierefreiheit!
Barrierefreiheitsschulungen bauen Kompetenzen auf, aber echte Herausforderungen beginnen danach. Die Entwicklung barrierefreier Produkte erfordert Fachwissen, sensibilisierte Personen und Strategien. Der Hackathon verbindet all diese Elemente, indem Fachexperten und Kollegen zusammenarbeiten.
Der Hackathon zielt darauf ab, innovative Lösungen zu entwickeln und Verständnis für verschiedene Perspektiven zu fördern. Dies ermöglicht es uns, die Bedürfnisse unserer Kollegen mit Beeinträchtigungen besser zu verstehen und zu berücksichtigen.
Die Teilnahme bietet nicht nur neue Kenntnisse in kreativer Problemlösung und Barrierefreiheit, sondern erweitert auch technische Fähigkeiten, fördert Teamarbeit und Vielfalt. Die Veranstaltung ist offen für alle - von Product Ownern bis hin zu Entwicklern.
Konzept
Unser Hackathon erstreckt sich über vier Tage und ist in drei sogenannten "Pfaden" strukturiert. Diese sind entwickelt worden, um die verschiedenen Bedürfnisse der Teilnehmer zu erfüllen und sicherzustellen, dass die Projekte umsetzungsfähig sind.
Hacking Pfad
In diesem Pfad bilden Mitarbeiter aus der Verwaltung, IT-Spezialisten und Designer zufällige Teams, um eine Idee zu entwickeln. Unter der Leitung eines Design Thinking Experten wird in einem Workshop das Thema der Herausforderung erarbeitet: "Wie kann der Arbeitsalltag eines Sachbearbeiters verbessert werden?" Prototypen werden während der Veranstaltung entwickelt. Wir haben auch Personen mit Einschränkungen eingeladen, um aus möglichst vielen Perspektiven zu profitieren.
Training Pfad
Wir bieten Trainingsworkshops an, geleitet von Coaches, um neuen Mitarbeitern neue Methoden näherzubringen. In diesen Workshops werden Teilnehmer in Themen wie Design Thinking, nutzerzentriertes Arbeiten und vielen anderen kreativen Methoden geschult.
Sensibilisierung Pfad für Barrierefreiheit
Barrierefreiheit steht bei diesem Hackathon im Mittelpunkt. Parallel zum Hacking finden verschiedene Sensibilisierungsworkshops, Vorträge und Schulungen zum Thema statt, geleitet von Experten für Barrierefreiheit, die auch als Coaches in den Teams wirken.
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Prozess
Problem. Planung, Organisation und Durchführung mit geringen Mitteln
Ein Hackathon wird in der Regel von großen Teams organisiert. Das macht Sinn, weil es sowohl in der Planung als auch in der Durchführung und Nachbereitung viele parallele Prozesse gibt, die sich ständig ändern. Orte müssen organisiert, Menschen eingeladen, eine Agenda erstellt und für Essen gesorgt werden. Alle sollen sich während dieser Veranstaltung wohlfühlen. Mit einem Team aus 3 Leuten, die parallel noch andere Verantwortlichkeiten haben, ist das eine riesige Herausforderung.
Wie man einen Hackathon mit nur 3 Personen erfolgreich durchführt:
Hackathons nutzerzentriert gestalten
“Hackathons sind ein riesiger und langer Workshop.” Wenn man sich so einen Hackathon vorstellt, macht es die Prozesse greifbarer. Um den Überblick über alle Parallelaktivitäten zu behalten, haben wir mithilfe von verschiedenen Stakeholdern einen Service Design Blueprint erstellt, um die Aufgaben sinnvoll zu verteilen.
Der Blueprint hat dabei geholfen, pragmatisch zu planen, und aufgedeckt, wo noch Expertise fehlte und wo wir noch Mitwirkende rekrutieren sollten.
Hackathon Personas
Teilnehmer des Hackathons haben unterschiedliche Bedürfnisse und Wissensstände zum Thema Barrierefreiheit. Um jedem Teilnehmer die beste Hackathon-Erfahrung zu bieten, haben wir Personas basierend auf Interviews erstellt und diese auf das Blueprint gemappt.
Während der Veranstaltung konnten wir mithilfe der Personas als Team reagieren und hatten bereits passende Lösungen für antizipierte Probleme parat. Ich kann mir vorstellen, diese Personas in Zukunft weiterzuentwickeln.
Design Thinking Toolkit
Wir müssen für den Hackathon das Rad nicht neu erfinden. Das Mantra “Es ist ein langer Workshop und wir wissen, wie man Workshops macht.” half uns, auf gängige Workshop-Methoden zuzugreifen.
Arbeiten mit Menschen mit Einschränkungen
Die beste Methode, um eine barrierefreie Veranstaltung zum Thema Barrierefreiheit zu organisieren, ist die Zusammenarbeit mit Menschen, die Einschränkungen haben. Im Laufe der Planung haben wir mehrere Organisationen innerhalb der DRV einbezogen, die sich mit dem Thema Barrierefreiheit befassen. Diese waren zunächst nicht miteinander vernetzt, jedoch setzte mit der Planungsphase des Hackathons eine regelrechte Kaskade ein. Das Team aus drei Leuten erhielt plötzlich die fachliche Unterstützung von mehr als zehn Personen, was den Organisationsdruck und die fehlenden Ressourcen ausgleichen konnte.
Fazit
Mit Hilfe von Service Design eine Veranstaltung für über 80 beteiligte veranstalten.
Ein Hackathon erfordert eine umfangreiche Organisation. Dabei geht es nicht nur um das Konzept, die Agenda, den Veranstaltungsort und die Workshop-Planung, sondern auch darum, sicherzustellen, dass Teilnehmer mit Einschränkungen alles Notwendige haben, um teilnehmen zu können. Dies erhöht die Anzahl der beteiligten Personen und Subsysteme. Durch mehrere Iterationen haben wir eine Service-Map für alle Beteiligten erstellt, um die Veranstaltung zu planen und Verantwortlichkeiten und Rollen zu klären.
Ergebnisse
- Sehr positives Feedback zur Veranstaltung von Kunden und Teilnehmern
- Sensibilisierung für das Thema Barrierefreiheit in der Deutschen Rentenversicherung
- Konkrete Barrierefreiheits-Projekte, die der Multiprojektleitung vorgestellt wurden
- Ideen-Backlog für zukünftige Projekte
Credits
Jana Pfeiffer
Kristin Korn